员工预借的款项报销时如何处理

问题：我公司员工借了1000元差旅费。写了借条。报销时退回200元。借的时候记账：借方是其它应收款——某员工 ，1000元。贷方是现金，1000元。报销的时候，借方是现金，200元。贷方是其它应收款——某员工，200元。这样做账对吗？另外800元应该记在哪里，报销时。我是不是要退回他借条再开一张200元的收据给他？

　　解答：借的时候记账：

　　借：其它应收款——某员工  1000
　　　　贷：库存现金                  1000

　　报销的时候记：

　　借：管理费用               800
　　　　库存现金                   200
　　　　贷：其它应收款——某员工    1000

　　借条不能退还给员工。这是做账的依据，但可以开份收据给员工证明此款已结清。