对电子文件归档管理几个问题的思考

对电子文件归档管理几个问题的思考

[摘要]随着办公自动化水平的普及与发展，电子文件归档管理也大大提高了人们的工作效率，但与此同时也存在一些问题，本文首先分析了目前电子文件归档管理存在的问题，继而对如何加强电子文件归档管理提出了几条对策。

[关键词]电子文件；电子档案；归档管理；问题

目前，各行各业的办公自动化水平随着科技的迅速发展而日益提高，办公自动化方面已开始大规模地应用电子计算机，大大提高了人们的工作效率。办公自动化的主要产物之一是电子文件，电子计算机在给人们带来便捷的同时也产生了一个新的问题，即：如何加强电子文件的归档管理工作，本文结合工作实践，对电子文件归档管理出现的几个问题进行了思考，并提出了几点策略。

一、电子文件归档管理存在的问题

（一）不易确认和判断电子档案的原始性

电子档案是将传统的纸质档案的实态形式转变为虚态形式，传统纸质档案的原始性主要表现在档案的内容和载体、形式等，除此之外，人们还可以通过纸张的材料、字迹、字体、印迹等特征对档案的原始性进行分析和判断，但是电子档案在生成、传输和接收过程中的状态是非常一致的，且容易复制，因此电子档案的原始性不易确认和判断。

（二）电子文件的归档管理不规范

由于电子文件所涉及的技术条件较为复杂，要想更容易的操作电子文件就需要采用规范化的管理方法，可是目前我国的电子文件归档管理制度不够完善，缺少必要的制度保障，这就导致在执行环节会出现种种问题。例如：对于那些存储在计算机中的电子文件，很多没有得到很好的保存，有的即使保存了，但是没有对其进行统一有效的归档管理，浪费了大量的人力、物力和信息资源，也产生了流失电子文件的隐患。

（三）档案管理系统与办公自动化系统不兼容

据调查，某些采用电子计算机和网络技术的基层单位，多使用本单位或者上级主管部门设计的办公自动化系统软件，而档案管理系统是档案行政管理部分推广的统一的、标准化、规范化、现代化的档案管理软件，这就导致档案管理系统与办公自动化系统不兼容，最终给电子文件归档造成困难。由于档案管理系统和办公自动化系统由不同的设计单位负责，这就造成数据在不同的软件环境下难以转换，电子文件归档存在障碍。

（四）电子文件归档管理队伍的结构不合理

目前来看，我国缺乏一支高素质、高专业化的档案管理队伍，很多专业的档案管理人员的专业不对口，对于档案管理缺乏基本的专业知识和背景，并且缺乏相关的业务培训。尽管有些档案管理人员是专业出身，但是在学历结构、年龄结构和职称结构方面也存在严重的失衡现象。此外，由于部门领导对档案管理工作的不重视，造成单位对档案管理人才方面的投资较少，最终导致档案管理队伍不但存在数量上的不足，也非常欠缺档案管理的专业素质。

（五）电子文件归档管理缺乏完善的制度保障

随着我国科学技术的不断发展，办公自动化逐渐普及，但是电子文件从生成到归档的过程中表现出混乱状态，具体表现在相关部门的分工不够明确，相互推诿。其根本原因是缺乏具体的归档方法和严格的归档管理制度，很多部门不愿意承担相关的电子文件归档工作，也有人走流程，简单套用纸质档案归档的方法，这就导致那些没有纸质文件做备份的电子文件得不到归档。此外，由于对电子文件档案管理缺乏统一规范的制度，电子文件归档的方式、格式和具体程序等方面缺乏明确、统一的标准，严重影响电子文件归档管理工作的质量和效率，也给电子文件的后续工作展开带来了一些困难，比如说电子文件的整理、保管和安全利用等方面。

二、加强电子文件归档管理的对策

（一）完善电子文件归档管理的法律法规

电子文件归档管理的重要前提是建立完善的电子文件归档管理的法律法规，目前我国的电子文件归档管理制度非常不完善，其主要原因是因为缺少电子文件归档管理的法律法规。因此，要明确电子文件的法律地位，这就需要档案管理部门和政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，对电子文件的软硬件设施进行统一管理，具体分工档案管理部门和政府信息产业部门的职责，对电子文件做到依法管理。档案管理部门还应对电子文件归档管理的制度逐步制定和完善，使电子文件的归档管理工作做到有章可循，从而使电子文件归档管理工作更加标准化、制度化、规范化。此外，还应建立各级档案管理部门的管理机构，完成电子文件归档管理任务，并对电子归档管理行使指导、监督的职权。

（二）加强档案管理工作人员的业务素质

随着办公自动化系统的普及和发展，人们面前出现了大量的电子文件，在这种状况下，只懂得纸质档案管理知识的工作人员是不能跟上时代步伐的，应该努力学习电子档案和电子文件的管理知识，这是当务之急的大事。电子文件归档管理人员绝不是仅仅懂得纸质档案管理的人员和仅仅懂得计算机与网络技术的人员所能胜任的，而是需要拥有这两项技能和知识的综合人才。因此，各级档案管理部门的领导都应该重视，加强对电子档案与电子文件管理知识的业务培训。可以对档案管理人员进行电子档案与电子文件管理知识的分批分期培训，还可以组织部分工作人员深入到其他相关单位学习电子档案与电子文件管理的经验，也可以通过开展电子档案与电子文件管理知识的现场会，将先进的档案管理经验推广开来，迅速提升档案管理人员的业务素质，从而在适应时代发展的基础上更好地为单位服务。

（三）加大对电子文件归档管理设施的投入和建设

由于电子文件的归档管理依托于电子计算机与网络等技术，因此需要一系列的现代化系统和设备。因此，加强对电子文件归档管理基础设施的建设是做好电子文件归档工作的前提，要从全局出发对电子文件归档管理整体规划，将其纳入整个档案管理建设的规划之中，对其基础设施加大投入和建设。此外，要将电子文件归档管理与其他管理机构运用互联网技术进行联网，形成一个统一的整体，实现资源和信息的共享，但是要建立在信息安全的基础上。此外，除了对电子文件归档管理的基础设施进行建设，还要对电子文件归档管理的软件方面进行建设，加强组织技术力量，根据电子文件归档管理的实际情况，开发相关的专用软件。

（四）对电子文件的原始性加强保护

档案管理工作人员要想做好电子文件归档管理工作，就要全面了解和认识电子文件的归档程序，对电子文件的原始性加强保护。其具体的做法可以通过专项技术来处理，例如，将已经归档的电子文件改为“只读”的存储状态，即不能删改文件，只能读取文件，这在一定程度上能够确保电子文件的真实性和可靠性，此外，还可以对电子文件进行电子签名，这些都可以在一定程度上保护电子文件的原始性。

三、结束语

电子文件归档管理工作的加强需要各个相关部门的配合与合作，只有加强制度建设，提高档案管理人员的综合素质，加大对电子文件归档管理的投入，才能使电子文件更好地服务于其他部门，才能更有利于单位的长远发展。

参考文献：

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